E-mail é hoje a principal ferramenta de comunicação eletrônica de qualquer empresa ou organização com presença na Internet. Em muitos casos é o meio primário de comunicação. Segundo a consultoria americana Warner-Closhure & Associates, 80% das empresas de pequeno e médio porte dependem mais de correio eletrônico do que telefone ou correio convencional.
Exatamente por isso, correio eletrônico é ítem de disponibilidade crítica em qualquer empresa. Devido aos numerosos detalhes intrísecos a um sistema de e-mail, em especial problemas crônicos como vírus e SPAM, o projeto de implementação e manutenção de um sistema de e-mail eficiente e confiável é considerado mais crítico que outros serviços de importância equivalente, como Servidor Web.
|
Além disso e-mail pode ser muito mais do que apenas envio e recebimento de mensagens. Pode ser uma ferramenta de trabalho, de comunicação em grupo e compartilhamento de informações estratégicas para a empresa.
|
|
"E-mail para nós é mais perceptível quando não funciona adequadamente do que navegação Web ou sistema de arquivos por exemplo. É crítico, imprecindível que esteja sempre no ar, em plena operação." -- Evandro Nunes, Câmara de Comércio de Minas Gerais. |
Em um provedor de internet por exemplo, correio eletrônico deve ser capaz de se integrar a outros serviços que o provedor ofereça. Em uma companhia deve se integrar no mínimo com agenda, tarefas em grupo e contatos. Se o seu sistema de e-mail não cumpre estas funções, é diagnosticável desperdício de potencial, sinônimo de WOI (Waste Of Investiment).
Política de Comunicação por E-mail.
Outro fator importante é elaborar e definir uma política efetiva de uso do serviço de e-mail. Em provedores de internet é imprecindível que haja uma TSA (Terms of Service Agreement, Acordo de Termos de Uso do Serviço) protegendo o provedor de crimes convencionais exercidos por meios eletrônico. É importante também denotar a extensão da responsabilidade sobre a manutenção dos dados de e-mail, como política de backup e exclusão automática de mensagens antigas caso esta política seja exercída.
Em empresas privadas se aplicam as mesmas considerações, mas o servidor e o serviço de e-mail deve ser considerado bem de uso da companhia, políticas bem definidas contra vazamento de informações internas e possibilidade eventual (ainda que não exercida) de monitoração do uso do serviço também precisam ser encorajadas.
Em ambos os casos, aliás, a monitoração deve ser um recurso disponível, ainda que não utilizado, pois a interceptação e auditoria de comunicação eletrônica é frequentemente ítem demandado por decisões judiciais e pode envolver o cliente de um provedor ou um funcionário de uma organização. Política de comunicação é imprescindível, e quando o meio é eletrônico, ainda mais importante.
Considere por exemplo:
|
Pesquisa sobre a percepção dos gestores de TI em relação ao uso do e-mail e ferramentas de produtividade, realizada pela consultoria MT Criativa, revela que 75% dos executivos de TI têm uma política de comunicação eletrônica escrita, aplicável a e-mail, uso da internet e mensagens instantâneas. No entanto, quando questionados se os colaboradores têm conhecimento e cumprem essa política, somente 40,38% disseram que todos a respeitam. Com base nesse percentual, o estudo constata que 59,62% das empresas não têm a política de e-mail como uma prática estabelecida e respeitada.
Em relação à produtividade empresarial com o e-mail, 27% dos entrevistados acreditam que os funcionários gastam, em média, até uma hora por dia com o uso de e-mail, o que significa que 73% das empresas podem melhorar a produtividade na utilização dessa ferramenta. De acordo com a pesquisa, 59,61% dos gestores de tecnologia recebem mais de 50 e-mails por dia e 90,38% enviam até 50 e-mails. Sendo que 77% enviam menos de dez e-mails pessoais diariamente.
O estudo constatou, ainda, que a maioria das empresas utilizam servidores que possuem calendários para agendamentos individuais e permitem fazer convites eletrônicos. Mas, de acordo com 71% dos entrevistados, o calendário não é de uso geral na empresa. Do mesmo modo, as ferramentas de convites e agendamento automático não têm uso efetivo em 75% das empresas, enquanto 86,5% não aproveitam os recursos disponíveis na lista de tarefas.
A razão do índice elevado, segundo a MT Criativa, se deve ao fato de a maioria das empresas não ter um programa para educar colaboradores sobre o uso do e-mail, seus riscos e forma prática de utilização. O estudo mostra que 42,31% dos gestores de TI afirmam que dispõem de um programa, 38,46% mantêm parcialmente e 19,23% não têm qualquer tipo de iniciativa sobre a melhor forma de utilização do e-mail. |
| "Pesquisa publicada la revista TI Inside número 20." |
Nós ajudamos você a não participar destas estatísticas.
Controle de SPAM, Vírus e Malwares.
Nos últimos anos o SPAM não só cresceu: ele amadureceu. Torna-se cada vez mais difícil identificar e combater o SPAM, mesmo fazendo uso de todas as principais tecnologias indicadas para esta batalha. Os SPAM`s tornam-se cada vez mais condizentes com normas de Internet, cada vez mais similares a e-mails autênticos. O que antes não passava de boatos, correntes ou propagandas hoje propagam fraudes, vírus e criam armadilhas para golpes. De acordo com o Gartner Group 63% dos e-mails que trafegam na Internet hoje, são SPAM. O pior, SPAM consolida-se cada vez mais como um Incidente de Segurança, pois:
- Dissemina vírus, cavalos de tróia, spywares e malwares;
- Causam prejuízo financeiro, inclusive fraudes, demanda de recursos humanos e consumo de recursos computacionais;
- Causam danos morais afetando a imagem de corporações e pessoas;
- Causam mais danos morais: pedofilia, pornografia, fraudes e forjamento de mensagens;
- Só para citar alguns.
O fato mais curioso contudo é que, segundo a empresa de consultoria americana Inter7 e também do Centro de Estudos, Respostas e Tratamentos de Incidentes de Segurança, o CERT-BR, a maior parte destes problemas poderiam ser consideravelmente diminuidos, ou seriam facilmente detectados se as empresas e principalmente provedores configurassem seus servidores adequadamente e principalmente, fizessem uso de tecnologias modernas de contenção de vírus e SPAM. Considere por exemplo estas estatísticas (http://www.cert.br/stats/spam/) e observe como as principais causas destes problemas são simples.
Correio Eletrônico é uma das principais especialidades da FreeBSD Brasil, nossa base tecnológica se fundamenta principalmente sobre o MTA Qmail. Criamos tecnologias próprias de contenção de SPAM, implantamos políticas e técnicas indicadas globalmente para o combate aos males do correio eletrônico.
Se você leva correio eletrônico a sério, deixe a FreeBSD Brasil ajudar você a obter vantagens dos custos e confiabilidade, entre outros benefícios, que tecnologias abertas como FreeBSD em conjunto e o mais flexível MTA do mundo oferecem.
Veja mais:
